Die Last mit den Emails - wie ich es geregelt bekomme.

  • Moin, jeder von uns kennt das genervte Gefühl wenn man mal wieder in sein Email-Programm schaut und gleich wieder genervt ist. Oder man endlich mal wieder im Büro Angebote erstellen und Rechnungen schreiben möchte und ständig neue Emails reinkommen die einen ablenken. :cursing: Dazu hier meine Empfehlung wie ich meine Emails abarbeite. Und weniger Stress damit habe. 8) Erster Rat: Stellt die automatische Abholung von Emails in Eurem Programm KOMPLETT ab. Dies geht meist in dem Bereich "Einstellungen". Dann seid Ihr am Drücker und könnt die Emails abrufen wann Ihr wollt. Nur wenn Ihr für Aufträge auf die sofortige Information einer Email angewiesen seid ist dies nicht empfehlenswert. Ansonsten hat die spätere Beantwortung bisher noch keine Menschenleben und nur wenige Aufträge gekostet. Dann rufe ich die Emails zu festen Zeiten (aktuell dreimal am Tag) ab und bearbeite sie nach folgender Vorgehensweise: [list=1][*]Die Email kann gelöscht werden. Wenn sie für mich nicht wichtig ist ab damit in den Papierkorb. Falls es sich um einen Newsletter handelt, den ich nicht benötige: Einmal abmelden geht schneller als zehnmal löschen! [*]Falls die Email nur eine Information enthält, die ich vielleicht irgendwann einmal benötige, aber keine Aktion erfordert, verschiebe ich sie in den Unterordner "Ablage". Unterordner lassen sich mit allen Email-Programmen leicht einrichten. [*]Wenn die Aufgabe aus der Email innerhalb von maximal zwei Minuten zu erledigen ist, erledige ich es sofort. Zum Beispiel wenn ich nur kurz eine Antwort geben muss. [*]Wenn es sich um eine Aufgabe für eine andere Person handelt, leite ich die Nachricht sofort an die entsprechende Person weiter (delegieren macht Spaß!). [*]Falls es sich sich um eine komplexere Aufgabe handelt, lege ich für die spätere Bearbeitung einen entsprechenden Termin fest. [/list]Damit sollten alle Emails erledigt sein und ich habe erst einmal Ruhe. Herrlich. Hebt Ihr noch bessere Ideen dazu oder ist es so völliger Blödsinn?

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